Cómo designar al Responsable del Sistema
El Responsable del Sistema es la persona (o el órgano) que gestiona el canal: recibe las comunicaciones, las investiga y responde dentro de los plazos legales. Es una de las dos gestiones —junto con aprobar la política del canal— que la ley deja en manos de la empresa, no de ninguna herramienta.
¿Quién puede serlo?
- Si eres autónomo o el negocio es pequeño: normalmente tú mismo, como titular de la actividad.
- Si tienes estructura interna: alguien con la formación y la posición adecuadas — a menudo la persona responsable de compliance, RRHH o asesoría jurídica, si existe.
- Un tercero externo: la ley (art. 6) permite que un despacho o asesoría externa se encargue de la gestión del sistema — a estos efectos, la recepción de las comunicaciones — con independencia, confidencialidad y protección de datos garantizadas. Para ser formalmente el Responsable (art. 8.5), en el sector privado la ley exige que sea un directivo de la entidad; si quieres que el externo tenga ese papel de pleno, la vía que respalda la propia A.A.I. es constituir un órgano colegiado con al menos un miembro interno.
- Un órgano colegiado, en vez de una sola persona, si la empresa lo prefiere.
El órgano colegiado, en detalle
Es la vía que la propia Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) confirma como válida para dar entrada a un externo con plenas funciones de Responsable, no solo de gestión. Algunas reglas prácticas:
- No debería superar los cinco miembros.
- Es obligatorio delegar en uno de ellos la gestión y tramitación de los expedientes de investigación — puede ser el miembro externo.
- Al menos uno de los miembros debe pertenecer a la propia empresa — no se admite un órgano colegiado formado íntegramente por externos.
- Hay que identificar de forma expresa la composición del órgano y quién asume la gestión, y comunicar ambas cosas a la autoridad competente.
- Conviene fijar por escrito reglas de confidencialidad, acceso restringido a la información y qué pasa ante conflictos de interés o sustituciones.
El requisito que más se pasa por alto: independencia
No basta con nombrar a alguien "de confianza". La ley exige que el Responsable actúe con autonomía e independencia respecto del resto de la organización — en particular, que no dependa jerárquicamente de las personas cuyas conductas podría tener que investigar. En una empresa pequeña esto puede ser complicado si solo hay dos o tres personas; ahí es donde tiene sentido valorar un órgano colegiado con apoyo externo.
Paso a paso
- Decide quién será, teniendo en cuenta el criterio de independencia anterior.
- Formaliza el nombramiento por escrito (basta un acta o una carta de designación interna, con fecha).
- Comunícalo a la autoridad competente en un plazo de 10 días hábiles — te explicamos exactamente a quién y cómo en la guía de comunicación a la A.A.I., incluida la tabla por comunidad autónoma.
- Dale acceso al canal y a los medios necesarios para investigar (tiempo, información, colaboración del resto de la organización).
¿Qué pasa si cambia el Responsable?
Se repite el mismo trámite: nuevo nombramiento formal y nueva comunicación a la autoridad competente en 10 días hábiles desde el cambio. No hace falta reactivar el canal ni tocar nada técnico — solo actualizar quién figura como Responsable.
Cómo lo resuelve 1r9
En el alta del canal te pedimos el nombre del Responsable y te dejamos preparada la carta de designación (rellenada con sus datos) y la explicación exacta de a quién comunicarlo. El resto —decidir quién es la persona adecuada— es la única parte que de verdad tienes que pensar tú.